Разберите методы планирования закупок для ритейла и производства. Узнайте, как применять подходы Min/Max и прогнозирование по статистике, чтобы избежать дефицита и излишков.
Методы планирования закупок - это набор правил и алгоритмов, которые помогают бизнесу решить, когда и сколько товара заказать у поставщика, чтобы обеспечить спрос и не заморозить деньги в лишних запасах. Мы в БрайтБорд убеждены: универсальной формулы не существует, а успех зависит от того, насколько выбранный подход соответствует вашей бизнес-модели - будь то динамичная розница или поточное производство.
Если вы формируете заказы поставщикам, опираясь только на интуицию или "то, что было в прошлом месяце", вы гарантированно теряете деньги. Либо ваши средства заморожены в товарах, которые лежат годами, либо вы ловите дефицит и дарите своих клиентов конкурентам. Чтобы наладить эффективное управление закупками товаров, нужно перейти от хаоса к системе.
Ручное планирование отнимает время и приводит к ошибкам в заказах? Автоматизируйте процессы с помощью сервиса БрайтБорд и держите склад под контролем.
Прежде чем разбирать методы планирования закупок, давайте синхронизируемся в понятиях. Часто новички путаются в терминах, поэтому объясним их простым языком.
Управление закупками запасов в розничной торговле и в производственном цехе - это два разных мира. Главное отличие кроется в источнике потребности.
В рознице планирование закупок товаров строится от спроса покупателя. Вы не можете точно знать, сколько бутылок воды купят завтра, но можете спрогнозировать это на основе статистики. Здесь работает логистическое управление закупками, ориентированное на скорость реакции.
Если товар продается быстро, система должна реагировать мгновенно. Если товар сезонный или дорогой, подход меняется на более осторожный. Основная задача здесь - обеспечить наличие на полке при минимальных излишках.
Планирование производства и закупок работает иначе. Здесь спрос "вторичен" по отношению к плану выпуска. Если вы знаете, что в следующем месяце нужно собрать 100 столов, вы точно знаете, сколько нужно винтов, досок и лака.
Управление закупками материалов для производства опирается на спецификации (состав изделия). Вам не нужно гадать "купят ли винты". Вам нужно обеспечить их наличие строго к моменту начала сборки. Здесь критично управление закупками поставщиками, чтобы сроки поставки сырья синхронизировались с графиком работы цеха.
Существует множество методик, но мы разберем те, которые реально работают в малом и среднем бизнесе без необходимости нанимать штат математиков.
Самый простой способ, подходящий для ритейла с предсказуемым спросом. Вы устанавливаете два порога для каждого товара:
Объем заказа равен разнице между Максимумом и текущим остатком. Это базовое управление закупками ресурсов, которое легко настроить даже в Excel, но оно плохо работает при сильных скачках спроса или сезонности.
Этот метод чаще всего используется в современной рознице. Вы берете продажи за период, очищаете их от дней, когда товара не было на остатке (иначе прогноз будет занижен), и вычисляете, сколько штук уходит в день.
Формула заказа выглядит примерно так: (Прогноз продаж на срок поставки + Дни до следующего заказа) + Страховой запас - Текущий остаток - Товары в пути.
Такое планирование и обеспечение закупок позволяет гибко реагировать на рост или падение интереса покупателей.
Идеально для производства. Управление закупками материалов здесь зависит от состава изделия.
Главный риск здесь - изменение плана производства. Если план поменялся, а материалы уже заказаны, возникает излишек. Поэтому управление корпоративными закупками на производстве требует жесткой дисциплины.
Сложно учитывать сезонность, акции и сроки поставок вручную? Доверьте расчеты БрайтБорд - система сама подскажет, что и когда заказать.
Неважно, какой метод вы выберете, управление закупками обеспечение и планирование невозможны без качественных вводных данных.
Наладить разовую поставку несложно. Сложнее выстроить систему, которая работает без сбоев месяцами. Процессы планирования закупок должны быть цикличными.
Многие начинают вести управление организацией закупок в таблицах. Это нормально на старте. Но когда ассортимент переваливает за сотню позиций, а поставщиков становится больше трех, ошибки начинают убивать прибыль.
Оператор забыл обновить формулу, не учел сезонный коэффициент, просто опечатался - и вот на склад едет фура ненужного товара. Современная программа управления закупками (SaaS-решения) снимает эту рутину, автоматически пересчитывая потребности каждую ночь. Электронное управления закупками позволяет менеджеру заниматься стратегией и переговорами, а не копированием ячеек.
Главная цель - обеспечить наличие нужного товара в нужное время с минимальными затратами. Это баланс между высоким уровнем сервиса (товар всегда есть) и низкой стоимостью хранения запасов. Также важны непрерывность производства и оптимизация оборотных средств.
Базово процесс выглядит так: 1) Сбор данных о текущих остатках и продажах. 2) Прогнозирование спроса или получение плана производства. 3) Расчет потребности (сколько не хватает). 4) Оптимизация заказа (подгонка под кванты, бюджет). 5) Размещение заказа у поставщика.
Это согласование потребностей склада с возможностями бюджета. Часто бывает, что склад "хочет" заказать товар на миллион, а в кассе сейчас есть только половина. Финансовое планирование помогает составить платежный календарь и избежать кассовых разрывов при расчетах с поставщиками.
Даже лучшая система управления закупками - это инструмент. Если менеджер не понимает логику страхового запаса, не умеет работать с ассортиментной матрицей или договариваться с поставщиками, автоматизация не спасет. Обучение повышает точность работы и снижает потери.
Учетная система (например, 1С) отлично фиксирует факты: приход, расход, остаток. Но блок прогнозирования и автозаказа в типовых конфигурациях часто требует сложной доработки и настройки. Поэтому многие компании используют специализированные внешние сервисы, которые подключаются к учетной системе и забирают на себя сложную математику.
Читайте, как работает прогнозирование спроса на услуги и планирование ресурсов. Узнайте, как рассчитать пропускную способность и составить график работы персонала без простоев.
Рассказываем, как наладить планирование и обеспечение закупок на основе прогноза и бюджета. Узнайте, как рассчитать страховой запас, чтобы избежать дефицита и затоваривания склада.
Объясняем, как составить понятный регламент планирования закупок для защиты от дефицита. В статье — структура документа, методы расчета партии и правила согласования заявок.
