Объясняем, как составить понятный регламент планирования закупок для защиты от дефицита. В статье — структура документа, методы расчета партии и правила согласования заявок.
Регламент планирования закупок — это понятный свод правил и инструкций, который объясняет сотрудникам, когда, сколько и на каких условиях заказывать товар, чтобы на складе не было ни дефицита, ни излишков. Мы в БрайтБорд часто видим, что без этого документа процесс превращается в хаос: заказы делаются «на глаз», а деньги компании замораживаются в неликвиде.
Если в вашей компании процесс управления закупками держится на интуиции одного опытного сотрудника, это большой риск. Стоит этому человеку заболеть или уволиться, как полки опустеют, а клиенты уйдут к конкурентам. Чтобы этого не произошло, нужно описать правила игры на бумаге.
Вам не обязательно писать сложные формулы вручную. Используйте БрайтБорд для автоматизации расчетов и формирования заказов.
Прежде чем писать регламент отдела закупок, давайте разберемся с понятиями. Здесь нет сложной теории, только база:
Многие считают, что регламенты — это бюрократия. На деле же это инструмент свободы для собственника и руководителя. Когда задачи планирования закупок четко описаны, вы перестаете тушить пожары.
Главные цели планирования закупок, которые решает регламент:
Чтобы написать работающий документ, а не «кирпич» текста, разбейте его на логические блоки. Вот простая структура, которую мы рекомендуем.
Здесь мы фиксируем, кто за что отвечает. Это может быть отдельный регламент службы закупок или часть общего документа. Важно указать:
Четкий регламент взаимодействия структурных подразделений закупки снимает вопросы в духе «А почему я должен это делать?».
Опишите ритм работы. Хаотичное управление закупками товара приводит к тому, что склад то пуст, то переполнен.
Это сердце регламента. Вы должны описать, как именно считается планирование потребности закупок. Не пишите «заказать столько, сколько нужно». Пишите конкретный алгоритм:
В этом блоке также проводится анализ планирования закупок: какие данные мы берем за основу — продажи прошлого года, прошлого месяца или прогноз сезонности?
Устали считать потребности в Excel и бороться с ошибками в формулах? Попробуйте БрайтБорд — мы автоматизируем рутину, чтобы вы занимались развитием бизнеса.
Здесь описывается регламент согласования закупки. Часто бывает, что заявка готова, но висит три дня в почте у директора. Чтобы этого избежать, установите лимиты:
Мало просто заказать товар. Процесс управления закупками включает в себя контроль исполнения.
Также стоит прописать регламент взаимодействия закупок со складом. Закупщик должен знать о проблемах с приемкой не через неделю, а в момент разгрузки машины.
Написать регламент планирования закупок — это половина дела. Вторая половина — заставить его работать.
Правильно выстроенное логистическое управление закупками превращает отдел снабжения из «пожарной команды» в швейцарские часы.
Типовой документ включает разделы: цели, ответственные лица, алгоритм расчета потребности, порядок согласования бюджета и процедуру отправки заказа поставщику. Специфика материалов лишь добавляет требования к сертификатам и условиям хранения.
Учетные системы (как 1С) отлично фиксируют факты хозяйственной деятельности. Специализированная система управления закупками фокусируется на прогнозировании спроса, автозаказе и аналитике, помогая предотвратить дефицит и излишки, а не просто посчитать их.
Это правила обеспечения потребностей самой компании (канцелярия, мебель, оборудование для офиса), а не товаров для перепродажи. Управление корпоративными закупками часто требует более строгого согласования бюджетов.
Ключевые функции: планирование потребности, поиск и выбор поставщиков, ведение переговоров, операционный заказ товара, контроль поставок и анализ эффективности запасов.
Чтобы отдел продаж, склад, маркетинг и закупки работали синхронно. Например, маркетинг должен предупреждать закупки об акциях заранее, чтобы планирование производства и закупок учитывало всплеск спроса.
Внедрить четкий регламент, разделить ассортимент на категории (ABC-анализ) и автоматизировать рутинные расчеты через специализированную программу или настроенный Excel.
В интернете много шаблонов, но лучше создать свой. Универсальный образец может не учитывать вашу специфику: плечо поставки, сезонность и финансовые циклы. Используйте структуру из этой статьи как базу.
Читайте, как работает прогнозирование спроса на услуги и планирование ресурсов. Узнайте, как рассчитать пропускную способность и составить график работы персонала без простоев.
Рассказываем, как наладить планирование и обеспечение закупок на основе прогноза и бюджета. Узнайте, как рассчитать страховой запас, чтобы избежать дефицита и затоваривания склада.
Узнайте, как составить регламент планирования закупок для систематизации поставок. Разбираем структуру документа, распределение ролей и методику расчета потребности для управления запасами.
