Узнайте, как составить регламент планирования закупок для систематизации поставок. Разбираем структуру документа, распределение ролей и методику расчета потребности для управления запасами.
Регламент планирования закупок - это не просто бюрократический документ, а пошаговая инструкция, которая определяет, как, когда и в каком объеме компания пополняет запасы. Мы в БрайтБорд часто видим, что без четкого регламента закупки превращаются в хаос: один менеджер заказывает интуитивно, второй - по старой привычке, а в итоге на складе либо пусто, либо густо. Главная задача этого документа - сделать процесс прозрачным и независимым от конкретного сотрудника.
Коротко о главном:
Если у вас нет описанного процесса, вы неизбежно столкнетесь с ситуацией, когда товар нужен «вчера», а заявка еще даже не согласована. Это приводит к потере продаж и нервозности в коллективе. Чтобы этого избежать, нужно один раз потратить время на описание правил игры.
Ручное управление регламентами часто дает сбой: сотрудники забывают правила или ошибаются в Excel. Используйте БрайтБорд для автоматизации, чтобы система сама подсказывала, что и когда заказывать, соблюдая все заложенные алгоритмы.
Организация процесса закупок начинается с понимания терминов. Часто путаница возникает именно из-за того, что отдел продаж, логисты и закупщики говорят на разных языках. В регламенте стоит сразу зафиксировать понятийный аппарат.
Когда команда говорит на одном языке, процесс управления закупками становится прозрачнее. Далее нужно структурировать сам документ. Не пишите «Войну и мир» - регламент должен быть рабочим инструментом.
Чтобы документ работал, разбейте его на логические блоки. Каждый блок должен отвечать на вопрос «Что делаем?» и «Кто делает?».
Это фундамент. Здесь описывается, откуда берутся цифры. Планирование закупки товаров не должно строиться на ощущениях.
Когда потребность ясна, начинается процесс заявка на закупку. В этом разделе регламента нужно описать:
Самое узкое место, где процесс часто тормозится. Четко пропишите цепочку:
Этап, когда заявка уходит поставщику. Здесь важен регламент взаимодействия структурных подразделений закупки и логистики.
Описать процесс на бумаге — это половина дела. Вторая половина — заставить его работать без сбоев и человеческого фактора. Доверьте рутину алгоритмам БрайтБорд, чтобы ваша команда занималась развитием, а не бесконечными таблицами.
Эффективность процесса закупок зависит от распределения ролей. В регламенте не должно быть «коллективной ответственности».
Рынок меняется, и «застывший» регламент работы по закупкам быстро устаревает. В документе обязательно должен быть раздел про актуализацию.
Раз в квартал (или чаще для сезонных товаров) необходимо проводить аудит настроек:
Включите в регламент контрольные точки. Например, еженедельная планерка, где разбираются отклонения факта от плана. Это позволяет оперативно менять логистический процесс закупки, если ситуация на рынке изменилась.
При создании документа компании часто совершают одни и те же ошибки, которые превращают бизнес процесс закупки в формальность.
Оптимизация процессов закупки невозможна без качественного описания. Когда каждый знает свой маневр, система планирования закупок начинает работать на прибыль, а не на создание проблем.
Основные цели - обеспечение непрерывного наличия товара или сырья для продаж и производства, минимизация затрат на хранение (избегание излишков) и получение лучших условий от поставщиков за счет прогнозируемости объемов.
Процесс закупок включает определение потребности, поиск и выбор поставщика, формирование заказа, согласование условий и бюджета, отправку заявки, контроль поставки, приемку товара и анализ результатов.
Обычно в цепочке участвуют инициатор заявки (закупщик), руководитель отдела закупок и финансовый директор. Для крупных или нестандартных сделок может требоваться виза коммерческого или генерального директора.
Аудит проводится путем сравнения плана с фактом. Анализируются причины возникновения дефицита (OOS) и неликвидов (Overstock). Оценивается точность прогнозов, соблюдение сроков поставок и исполнение регламента сотрудниками.
Автоматизация исключает человеческие ошибки при расчетах, ускоряет формирование заказов, позволяет обрабатывать большие массивы данных (тысячи SKU) и обеспечивает прозрачность процесса для всех участников.
Основные риски: коррупционная составляющая, закупка ненужного товара, кассовые разрывы из-за несогласованных оплат, срывы поставок из-за забытых заявок и зависимость бизнеса от памяти конкретных сотрудников.
Это неразрывные процессы. План закупок сырья и материалов строится строго на основании производственного плана, который базируется на прогнозе спроса готовой продукции. Рассинхрон здесь ведет к простою линий или затовариванию складов.
Читайте, как работает прогнозирование спроса на услуги и планирование ресурсов. Узнайте, как рассчитать пропускную способность и составить график работы персонала без простоев.
Рассказываем, как наладить планирование и обеспечение закупок на основе прогноза и бюджета. Узнайте, как рассчитать страховой запас, чтобы избежать дефицита и затоваривания склада.
Объясняем, как составить понятный регламент планирования закупок для защиты от дефицита. В статье — структура документа, методы расчета партии и правила согласования заявок.
