Узнайте, как выстроить планирование потребности закупок и календарь процедур по 223-ФЗ. Разбираем метод обратного отсчета сроков и этапы согласования для защиты от срывов.
Планирование закупок по 223-ФЗ — это не просто бюрократическая обязанность по заполнению таблиц для ЕИС, а фундамент своевременного обеспечения бизнеса необходимыми ресурсами. Мы в БрайтБорд часто видим, как компании воспринимают этот процесс как «неизбежное зло», хотя на самом деле это главный инструмент управления запасами и бюджетом.
Основная проблема, с которой сталкиваются новички, - разрыв между реальной потребностью (нам нужны запчасти) и регламентными сроками. Если не учитывать эти лаги, компания теряет деньги либо на срочных закупках у единственного поставщика, либо на простое из-за отсутствия материалов.
Хотите навести порядок в заявках и сроках без лишней головной боли? Используйте БрайтБорд для автоматизации.
Чтобы задачи планирования закупок стали понятнее, разберем базовые понятия без юридических сложностей:
Любое планирование потребности закупок начинается задолго до объявления тендера. Если вы начнете действовать, когда полка на складе опустеет, вы уже опоздали. Чтобы система работала, нужно распределить роли и зафиксировать шаги.
Мы рекомендуем разбить путь от идеи до строки в плане на контрольные точки:
Главная цель — обеспечить наличие товара к нужной дате. Для этого мы используем метод обратного отсчета.
Представим, что планирование производства и закупок показало: сырье нужно в цехе 1 сентября. Как считать сроки:
Вывод: Чтобы получить товар в сентябре, глубокий анализ планирования закупок нужно начинать в июне.
Ручное согласование в почте и Excel затягивает сроки в 2-3 раза. Используйте БрайтБорд для автоматизации.
Чаще всего планирование закупок определение сроков срывает не поставщик, а внутренние бюрократические проволочки. Чтобы этого избежать, нужно установить внутренние нормативы времени (SLA) на каждый этап.
Жизнь не стоит на месте: цены меняются, потребность пропадает или возникает новая. Современные системы планирования закупок должны быть гибкими.
По 223-ФЗ изменения в план вносить можно и нужно. Но важно соблюдать дисциплину:
Чтобы понять, эффективно ли работает ваш отдел, следите за этими метриками:
Главная цель — бесперебойное обеспечение деятельности предприятия товарами и услугами при оптимальном расходовании средств. Также это соблюдение требований законодательства (прозрачность) и минимизация рисков (штрафов, срывов поставок).
Это последовательность действий: 1) Анализ потребностей за прошлые периоды и сбор новых заявок; 2) Оценка стоимости и бюджетирование; 3) Выбор способа закупки (тендер, котировка, ед. поставщик); 4) Составление графика процедур; 5) Утверждение и публикация.
Если в штате нет опытного методолога, внешние эксперты могут помочь настроить процессы: разработать Положение о закупке, создать шаблоны документов и научить правильно формировать графики процедур, чтобы избежать штрафов за нарушение 223-ФЗ.
Логистика должна быть частью плана. Учитывайте не только время на проведение тендера, но и плечо доставки. Закладывайте буферные сроки на случай задержек транспорта или проблем на таможне при импорте.
Форма плана закупок для размещения в ЕИС строго регламентирована Постановлением Правительства РФ № 932. Она представляет собой таблицу, где указываются предмет договора, коды ОКПД2/ОКВЭД2, сроки, объемы и начальная цена.
Это управленческий процесс определения потребностей организации в товарах, работах и услугах, включающий определение сроков, объемов, источников финансирования и способов приобретения для достижения целей компании.
Читайте, как работает прогнозирование спроса на услуги и планирование ресурсов. Узнайте, как рассчитать пропускную способность и составить график работы персонала без простоев.
Рассказываем, как наладить планирование и обеспечение закупок на основе прогноза и бюджета. Узнайте, как рассчитать страховой запас, чтобы избежать дефицита и затоваривания склада.
Объясняем, как составить понятный регламент планирования закупок для защиты от дефицита. В статье — структура документа, методы расчета партии и правила согласования заявок.
