Разбираем три отчета для руководителя: план-факт, анализ дефицита и бюджет. Узнайте, как наладить контроль планирования закупок и вовремя замечать отклонения в поставках.
Контроль планирования закупок - это систематическая проверка того, насколько фактические поставки товаров или материалов совпадают с расчетными потребностями бизнеса и финансовыми лимитами. Мы в БрайтБорд уверены: если вы не сверяете план с фактом, вы не управляете запасами, а просто реагируете на пожары.
Коротко о главном:
Часто бывает так: закупщик отправляет заказы, склад что-то принимает, бухгалтерия оплачивает счета, а руководитель видит результат только в конце месяца, когда денег на счету нет, а на складе лежит неликвид. Чтобы избежать этой ситуации, нужен прозрачный внутренний контроль закупок через понятные отчеты, а не сложные табличные "простыни".
Ручное сведение отчетов отнимает часы и часто содержит ошибки. Используйте БрайтБорд для автоматизации.
Если давать строгое планирование закупок определение, то это процесс обеспечения предприятия товарами в нужном количестве и в нужное время. Цели планирования закупок всегда сводятся к балансу: товара должно быть достаточно для продаж, но не настолько много, чтобы "заморозить" оборотку. Если этот баланс нарушен, бизнес теряет деньги.
Чтобы держать руку на пульсе, руководителю не нужно смотреть в каждую накладную. Достаточно внедрить минимальный набор сводок. Рассмотрим ключевые виды контроля закупок, которые закрывают основные боли ритейла.
Это базовый инструмент. Суть проста: вы сравниваете то, что заказывали (план), с тем, что фактически приехало на склад (факт). Именно так работает контроль плана закупок на первичном уровне.
На что смотреть в отчете:
Закупки контроль исполнения которых налажен через этот отчет, позволяют оценить дисциплину поставщиков и качество работы ваших менеджеров. Если расхождения велики, система заказов требует пересмотра.
Планирование потребности закупок не всегда бывает идеальным. Внезапный всплеск спроса или задержка фуры могут оголить полки. Отчет по дефициту - это ваша "сирена", которая должна срабатывать до того, как товар закончится.
Как это работает: Система рассчитывает, на сколько дней торговли хватит текущего остатка. Если этот срок меньше, чем время доставки новой партии, позиция попадает в "красную зону". Этот метод помогает расставить приоритеты: сначала везем то, что нужно "вчера", потом - плановое пополнение.
Финансовое планирование закупок - это защита от кассовых разрывов. Закупщикам свойственно увлекаться: получить скидку за объем, взять новинку "на пробу". В итоге лимит исчерпан, а ходовые товары купить не на что.
Структура отчета:
Планирование бюджета закупок должно быть жестким. Если лимит исчерпан, любые сверхнормативные заказы должны проходить через согласование с руководителем. Это и есть настоящий финансовый контроль закупок. Бюджетное планирование закупки помогает избежать ситуации, когда склады забиты, а платить поставщикам нечем.
Сложно уследить за бюджетом и дефицитом одновременно в Excel? Попробуйте БрайтБорд для автоматизации.
Если вы занимаетесь не просто перепродажей, а выпуском продукции, вам потребуется детальное планирование материалов. Здесь цена ошибки выше: отсутствие одного компонента может остановить весь цех. В этом случае планирование производства и закупок должно быть синхронизировано день в день. Отчеты здесь те же, но частота сверки - выше.
Многие боятся, что отчет о работе по закупкам станет формальностью, на которую тратят время, но которую никто не читает. Чтобы этого не случилось, следуйте простым правилам:
Формирование отчета по закупкам не должно занимать полдня. Если менеджер тратит часы на копирование данных из одной таблицы в другую, это сигнал, что пора автоматизировать процесс. Системы планирования закупок справляются с этим за секунды.
Контроль качества закупок также включает проверку цен. Иногда план по количеству выполнен, бюджет соблюден, но закупочная цена выросла на 10%. Отдельная колонка "Отклонение цены" поможет отловить этот момент.
Для оперативного управления мы рекомендуем еженедельный контроль (дефицит, ближайшие поставки). Ежемесячный отчет по закупкам нужен для оценки выполнения бюджета и анализа KPI поставщиков. Глобальный пересмотр стратегии - раз в квартал. Услуга планирования закупок на аутсорсе часто подразумевает именно такие интервалы.
Базовая программа позволяет выгрузить историю поступлений, но часто не дает удобной аналитики "План/Факт" или прогноза дефицита без доработок. Многие используют отчет по закупкам в 1С как источник сырых данных, а аналитику строят в Excel или специализированных сервисах.
Аудит планирования закупок - это проверка эффективности системы. Посмотрите на оборачиваемость (нет ли затоваривания), уровень сервиса (нет ли пустых полок) и точность попадания в бюджет. Если показатели падают, нужно менять алгоритм заказа.
Закупка по авансовому отчету - это частный случай, когда сотрудник покупает что-то за наличные или с корпоративной карты. Такие расходы часто выпадают из общего планирования. Важно вносить их в общую систему учета, чтобы видеть реальные затраты.
Если вам нужен отчет по закупкам как сделать его вручную? Используйте Excel. Создайте шаблон с колонками: Товар, Текущий остаток, Скорость продаж, Потребность (прогноз), Заказано, Поступило. Главное - обновлять данные о продажах и остатках перед каждым заказом. В сети можно найти простой отчет по закупкам образец, но лучше сразу строить его под свои бизнес-процессы.
Читайте, как работает прогнозирование спроса на услуги и планирование ресурсов. Узнайте, как рассчитать пропускную способность и составить график работы персонала без простоев.
Рассказываем, как наладить планирование и обеспечение закупок на основе прогноза и бюджета. Узнайте, как рассчитать страховой запас, чтобы избежать дефицита и затоваривания склада.
Объясняем, как составить понятный регламент планирования закупок для защиты от дефицита. В статье — структура документа, методы расчета партии и правила согласования заявок.
