Разберитесь, как наладить контроль заявок и лимитов через автоматизацию закупок малого объема. Статья поможет выстроить работу с поставщиками и избежать перерасхода бюджета.
Автоматизация закупок малого объема - это выстраивание прозрачной системы, где заявки на небольшие партии товаров проходят проверку на лимиты и бюджет без лишней бюрократии. Мы в БрайтБорд знаем, что именно в «мелочевке» часто скрываются основные потери времени и денег: менеджеры тратят часы на согласование копеечных позиций или бесконтрольно заказывают ненужное.
Когда в компании нет четких правил, управление закупками товара превращается в хаос. Сотрудники заказывают «на глаз», счета теряются в почте, а к концу месяца выясняется, что бюджет исчерпан на второстепенные позиции. Чтобы этого избежать, нужно превратить стихийный процесс в управляемый алгоритм.
Настройте контроль заявок и автоматический расчет потребностей, чтобы не терять деньги на лишних запасах. Используйте БрайтБорд для автоматизации.
Парадокс, но закупить вагон основного сырья часто проще, чем обеспечить офис канцтоварами или торговую точку расходными материалами. Крупные сделки всегда на виду, их согласовывают долго и тщательно. Закупки малого объема, напротив, происходят ежедневно, их много, и цена каждой отдельной позиции кажется незначительной.
Однако в сумме эти расходы могут пробить брешь в бюджете. Основные проблемы здесь - это отсутствие централизации и человеческий фактор. Без автоматизации отдела закупок менеджер может забыть о лимите, заказать товар у дорогого поставщика или просто ошибиться в артикуле. Планирование управления закупками требует точности даже в мелочах.
Чтобы мы говорили на одном языке, разберем основные понятия:
Логистическое управление закупками начинается с правила: «Нет заявки в системе - нет оплаты». Устные просьбы и сообщения в чатах должны быть под запретом.
Первый шаг к порядку - внедрение лимитов. Это фильтр, который отсекает ненужные траты еще на этапе формирования потребности. Лимиты могут быть:
Автоматизация бизнес процесса закупки позволяет системе самой следить за этими цифрами. Если заявка вписывается в лимит - она проходит дальше. Если нет - блокируется или отправляется на особое согласование. Это снимает рутину с руководителя: не нужно проверять каждый счет на 500 рублей.
Перестаньте вести учет «на коленке» и доверьте рутину алгоритмам. Попробуйте БрайтБорд для автоматизации.
Вторая беда малых закупок - раздутая база контрагентов. Когда каждый менеджер покупает где хочет, компания теряет возможность получить оптовую скидку. Управление закупками поставщиками требует консолидации.
Система автоматизации закупок помогает вести «белый список» партнеров. В программе закрепляются:
Управление качеством закупок напрямую зависит от того, с кем вы работаете. Если программа видит, что поставщик регулярно привозит брак или срывает сроки, она может автоматически понизить его рейтинг или заблокировать создание заявок на него.
Часто предприниматели думают, что автоматизация закупок и продаж - это дорогой и долгий проект на базе тяжелых ERP. На самом деле, для малого и среднего бизнеса сейчас доступны легкие облачные решения (SaaS).
Многие компании начинают с Excel, но быстро упираются в потолок. Следующий шаг - 1С управление закупками или аналогичные учетные системы. Они хороши для фиксации факта (товар пришел, деньги ушли), но часто не умеют гибко прогнозировать спрос.
Современная система управления закупками обычно работает в связке с учетной системой:
Такая связка (автоматизация закупок 1С + специализированный сервис) дает лучший результат: вы получаете мощный инструмент планирования, не ломая привычный бухгалтерский учет.
Внедряя ПО, важно понимать цели управления закупками. Мы не просто ставим софт, мы меняем подход к работе.
Ключевые функции управления закупками в системе:
Задачи управления закупками сводятся к поддержанию баланса: товара должно быть ровно столько, сколько нужно для продаж, не больше и не меньше. Автоматизация процесса закупок делает этот баланс достижимым без ежедневного ручного пересчета таблиц.
Главные цели - обеспечить наличие товара на полке без заморозки лишних денег, снизить время на обработку заявок и исключить злоупотребления или ошибки персонала.
Система анализирует историю продаж, учитывает сезонность и текущие остатки. Она рассчитывает прогноз точнее человека и формирует заказ именно тогда, когда это нужно, предотвращая дефицит или затоваривание.
Нет, сложные ERP-системы избыточны. Достаточно облачного сервиса, который интегрируется с вашей учетной системой. Главное - это автоматизация закупок товаров регулярного спроса, что экономит массу времени.
1С - это учетная система, она отлично фиксирует операции. Специализированные сервисы заточены под прогнозирование и аналитику: они отвечают на вопрос «сколько заказать», а 1С - «как провести документ».
Контроль лимитов предотвращает кассовые разрывы и нецелевое расходование средств. Это фильтр, который не дает потратить бюджет на ненужные в данный момент позиции.
Это контроль не только самого товара, но и работы поставщика: соблюдение сроков поставки, соответствие цен договору, процент брака и корректность документов. Программа автоматизации закупок позволяет вести рейтинг поставщиков на основе этих данных.
Узнайте, как автоматизация закупок в строительстве связывает смету с поставками. Читайте о контроле лимитов, заявок прорабов и логистики для соблюдения бюджета и сроков проекта.
Рассказываем, как составить техническое задание на автоматизацию закупок. Узнайте, как описать бизнес-цели, логику расчетов и требования к данным для успешного внедрения ПО.
Автоматизация закупок позволяет связать работу снабжения и продаж через систему сквозных статусов. Узнайте, как настроить единый процесс контроля поставок и избежать дефицита товаров.
