Автоматизация закупок: как написать ТЗ на внедрение системы

Автоматизация закупок программное решение - это процесс внедрения специализированного софта, который берет на себя рутинные расчеты заказа, прогнозирование спроса и контроль остатков, и успешность этого процесса напрямую зависит от качества технического задания (ТЗ). Мы в БрайтБорд уверены: четкое ТЗ - это фундамент, без которого даже самая продвинутая система не принесет пользы, а лишь усложнит жизнь сотрудникам.

Коротко о главном

• Цели: ТЗ помогает перевести абстрактные желания ("хотим меньше неликвида") на язык программистов и алгоритмов.
• Требования: Важно описать не только интерфейс, но и логику расчетов: как учитывать сезонность, акции и сроки поставки.
• Данные: Система автоматизации закупок не работает в вакууме - ей нужны качественные исторические данные из вашей учетной системы.
• Результат: Грамотное ТЗ содержит четкие критерии приемки, чтобы вы понимали, когда работу можно считать выполненной.

Многие компании начинают внедрение с поиска вендора, пропуская этап формулирования собственных потребностей. Это приводит к ситуации, когда дорогостоящая программа установлена, но менеджеры продолжают считать заказы в Excel, потому что "система считает неправильно". Чтобы избежать потери бюджета и времени, нужно детально прописать, как именно должна происходить автоматизация процесса закупок в вашем конкретном случае.

Термины на пальцах

Прежде чем углубляться в структуру документа, давайте проясним основные понятия, чтобы говорить на одном языке.

• Техническое задание (ТЗ) - это документ-инструкция. В нем вы описываете, как сейчас работает ваш отдел закупок, что вас не устраивает и как всё должно работать после внедрения.
• API - это способ, которым разные программы "общаются" друг с другом. Например, ваша учетная система передает данные о продажах, а сервис автозаказа возвращает количество товара к закупке.
• Срок поставки - время, которое проходит от момента отправки заказа поставщику до прибытия товара на полку магазина.
• Уровень сервиса - показатель того, насколько полно вы удовлетворяете спрос покупателей (насколько часто товар есть в наличии).

Шаг 1. Описываем цели и задачи управления закупками

Любое ТЗ должно начинаться с вопроса "Зачем?". Если вы напишете "нужна программа для закупок", разработчик сделает любую программу, и формально будет прав. Вам нужно четко сформулировать бизнес-цели.

Обычно задачи управления закупками сводятся к трем направлениям:

1. Снижение упущенных продаж. Товар должен быть на полке всегда, когда он нужен покупателю.
2. Уменьшение товарного запаса. Деньги не должны лежать в "замороженном" виде на складе годами.
3. Сокращение трудозатрат. Менеджер должен тратить время не на сведение табличек, а на переговоры с поставщиками и ассортиментную стратегию.

В этом разделе ТЗ укажите, какие проблемы вы хотите решить. Например: "Сейчас мы тратим 4 часа в день на формирование заказов, автоматизация планирования закупок должна сократить это время до 30 минут".

Шаг 2. Функциональные требования: что система должна уметь

Это "сердце" вашего технического задания. Здесь нужно подробно расписать функции управления закупками. Не бойтесь писать много - чем детальнее, тем лучше.

Алгоритмы и логика расчета

Просто сказать "считай прогноз" недостаточно. Укажите, какие факторы важны для вашего бизнеса:

• Сезонность. Программа автоматизации закупок должна видеть, что мороженое летом продается лучше, чем зимой.
• Акции и промо. Система должна уметь очищать историю продаж от всплесков, вызванных прошлыми акциями, чтобы не завысить будущий заказ.
• Аналоги. Если товар закончился, и покупатели брали похожий, алгоритм должен это учитывать.

Работа с поставщиками

Логистическое управление закупками требует учета множества ограничений. В ТЗ обязательно пропишите требования к параметрам поставщика:

• Минимальный заказ. Например, поставщик не возит товар на сумму меньше определенной или объемом меньше паллеты.
• График заказов и поставок. Если вы заказываете только по вторникам, система не должна предлагать заказ в среду.
• Квант поставки. Если товар продается штуками, а закупается коробками, система должна округлять заказ до коробок.

Шаг 3. Интеграция и данные: связь с учетной системой

Никакая, даже самая умная платформа для автоматизации закупок, не даст корректный прогноз без точных данных. Это самый технически сложный раздел ТЗ.

Чаще всего в ритейле используется 1С управление закупками или аналогичные ERP-системы. В ТЗ нужно прописать, какие данные вы будете передавать во внешнюю систему или модуль:

• Справочник товаров. Артикул, наименование, штрихкод, иерархия категорий.
• Склады и торговые точки. Откуда и куда едет товар.
• История движения товаров. Продажи, возвраты, списания, перемещения.
• Текущие остатки. Сколько товара есть прямо сейчас (включая товары в пути и в резерве).

Важный момент: автоматизация закупок 1С (или другой системы) требует чистоты данных. Если у вас в базе есть дубликаты товаров или отрицательные остатки, любое программное решение выдаст ошибку. В ТЗ стоит предусмотреть этап предварительного аудита и чистки справочников.

Шаг 4. Интерфейс и роли пользователей

Автоматизация отдела закупок подразумевает, что с программой будут работать живые люди. Опишите, кто именно будет пользоваться системой:

• Категорийный менеджер. Ему нужны сводные отчеты, ABC-анализ и возможность менять параметры автозаказа.
• Закупщик. Ему нужен удобный список заказов на сегодня, который можно быстро проверить и отправить поставщику.
• Руководитель. Ему важна аналитика: оборачиваемость, уровень сервиса, замороженные средства.

Не нужно рисовать дизайн, но описать сценарий работы необходимо. Например: "Пользователь открывает список товаров, требующих заказа, видит рекомендованное количество, может вручную его изменить, указав причину, и нажать кнопку 'Сформировать заказ'".

Шаг 5. Критерии приемки: как понять, что всё работает

Это финал вашего ТЗ. Как вы поймете, что комплексная автоматизация закупок прошла успешно? Нельзя просто поверить на слово. Нужны четкие метрики и тесты.

Мы рекомендуем включить в ТЗ этап опытной эксплуатации или "параллельного пробега". Это период, когда вы уже используете новую систему, но продолжаете (выборочно) проверять расчеты старым методом или вручную.

Примеры критериев приемки:

• Данные из учетной системы (остатки, продажи) попадают в сервис автоматизации без искажений.
• Система учитывает график поставок (не предлагает заказать товар в выходной день поставщика).
• Сформированный заказ успешно выгружается обратно в вашу учетную систему (например, создается документ "Заказ поставщику" в 1С).
• Время на формирование заказа сократилось (субъективный, но важный параметр).

Написание ТЗ - это не бюрократия, а способ застраховать себя от разочарования. Помните: автоматизация учета закупок - это инструмент, который должен работать на вас, а не вы на него.