Автоматизация закупок позволяет связать работу снабжения и продаж через систему сквозных статусов. Узнайте, как настроить единый процесс контроля поставок и избежать дефицита товаров.
Автоматизация закупок в компании — это настройка программных алгоритмов, которые самостоятельно рассчитывают потребность в товаре, формируют заказы поставщикам и отслеживают их движение на основе данных о текущих продажах и остатках. Мы в БрайтБорд знаем, что главная цель этого процесса - не просто сэкономить время сотрудника, а связать два разных мира: тех, кто продает, и тех, кто обеспечивает наличие товара.
Если в вашей компании отдел продаж и отдел закупок живут в разных вселенных, это неизбежно ведет к проблемам. Менеджер по продажам не может сказать клиенту точную дату поступления, потому что заказ еще не отправлен или поставщик задержал отгрузку, а в системе это никак не отражено. Результат - упущенная выгода и замороженные деньги в ненужном товаре. Чтобы этого избежать, нужно выстроить единую цепь событий.
Настройте автозаказ и свяжите продажи с поставками в едином окне. Используйте БрайтБорд для автоматизации.
Прежде чем внедрять сложный софт, нужно разобраться с базовыми понятиями. Часто путаница возникает именно здесь: менеджер по продажам оперирует выручкой, а менеджер по закупкам - бюджетом и сроками.
Это фундамент экономики. Разница между ценой закупки и продажи - это ваша маржа. При автоматизации важно, чтобы система видела оба показателя. Сотрудник снабжения должен видеть цену входа, чтобы торговаться с поставщиком, а система автозаказа должна учитывать цену выхода, чтобы приоритезировать закупку наиболее маржинальных товаров.
В крупных компаниях существует целый институт управления закупками и продажами - это свод жестких правил и регламентов. Но даже в малом бизнесе нужны свои принципы. Главное из них: закупка - это обслуживающая функция для продаж. Мы не закупаем, чтобы склад был полным. Мы закупаем, чтобы продавцам было чем торговать.
В системе автоматизации снабжения критически важны два параметра:
Автоматизация бизнес процесса закупок работает хорошо только тогда, когда она прозрачна. В идеальной картине мира любой сотрудник может зайти в программу и увидеть судьбу конкретного товара (SKU). Это реализуется через систему статусов.
Вот как выглядит цепочка статусов в правильно настроенной системе:
Система анализирует уходимость товара. Анализ продаж и закупок происходит автоматически: программа видит, что товара осталось на 3 дня торговли, а везти его 5 дней. Статус загорается красным. Здесь начинается планирование продаж и закупок.
Менеджер проверяет рекомендации системы. На этом этапе формируется план закупок и продаж на ближайший период. Автоматизация закупок товаров здесь помогает тем, что сотруднику не нужно вручную набивать артикулы - он только утверждает предложенное количество.
Это критическая точка. Часто бывает так: мы отправили заказ, а поставщик молчит. Система автоматизации закупок должна "пинать" менеджера, если подтверждение не пришло вовремя. Как только поставщик прислал счет, статус меняется. Теперь отдел продаж видит: "Товар заказан, ждем".
Когда машина выехала со склада поставщика, включается этот статус. Это ключевой момент для взаимодействия. Продавец уже может смело бронировать этот товар под клиента, зная плановую дату прибытия.
Товар приехал. Склад пересчитывает коробки. Автоматизация учета закупок на этом этапе позволяет мгновенно обновить остатки. Как только кладовщик нажал кнопку "Принято", товар становится доступным для выписки чека или накладной.
Чтобы эта схема работала, одной таблички в Excel недостаточно. Нужна полноценная платформа для автоматизации закупок или модуль в учетной системе.
Самая популярная связка в России - это автоматизация закупок 1С или использование внешних облачных сервисов, которые подключаются к учетной системе. Главное требование: данные должны обновляться в реальном времени. Если 1С отчет по закупкам и продажам формируется раз в неделю, он бесполезен для оперативного управления.
Автоматизация процесса снабжения должна подсвечивать аномалии. Например:
Сделайте процесс снабжения прозрачным и управляемым, исключив ошибки ручного ввода. Используйте БрайтБорд для автоматизации.
Даже лучшая программа автоматизации закупок не заменит коммуникацию, но сделает её предметной. Вместо взаимных обвинений ("ты не купил", "ты не продал"), коллеги смотрят в единый отчет.
Качественная система закупки и продажи генерирует дашборд, где видно:
При внедрении системы часто меняется должностная инструкция менеджера по продажам и закупкам.
Автоматизация управления закупками снимает рутину. Специалисту по снабжению не нужно помнить о каждом болтике, он управляет отклонениями. А продавец уверен, что ходовой товар всегда будет на полке.
Это передача рутинных расчетов программе. Система анализирует историю продаж, текущие остатки, сезонность и сроки поставки, чтобы автоматически предложить, сколько и какого товара нужно заказать прямо сейчас.
Чтобы избежать затоваривания (когда деньги заморожены в товаре) и дефицита (когда нечего продавать). Совместный анализ помогает понять реальный спрос и скорректировать планы поставок.
Они связаны через товарный запас. Продажи формируют спрос и статистику, а закупки обеспечивают наличие товара под этот спрос. Без обмена данными через автоматизированную систему возникают конфликты и потери прибыли.
Закупка - это расход денежных средств и приход товара на баланс по себестоимости. Продажа - это списание товара с баланса и получение выручки. Автоматизация закупок и продаж связывает эти процессы, чтобы максимизировать прибыль.
Да, абсолютно. Даже небольшому магазину сложно держать в голове остатки по 500-1000 позициям. Простые сервис автоматизации закупок помогают освободить время владельца и избежать пустых полок, что критично для роста.
Можно, но это трудоемко и чревато ошибками. Excel не обновляет остатки в реальном времени и зависит от человеческого фактора. Специализированная система делает это точнее и быстрее.
Это полный цикл: от расчета потребности и формирования заказа поставщику до контроля сроков поставки, приемки товара на склад и анализа эффективности работы с поставщиками.
Узнайте, как автоматизация закупок в строительстве связывает смету с поставками. Читайте о контроле лимитов, заявок прорабов и логистики для соблюдения бюджета и сроков проекта.
Рассказываем, как составить техническое задание на автоматизацию закупок. Узнайте, как описать бизнес-цели, логику расчетов и требования к данным для успешного внедрения ПО.
Разберитесь, как наладить контроль заявок и лимитов через автоматизацию закупок малого объема. Статья поможет выстроить работу с поставщиками и избежать перерасхода бюджета.
