Разбираем, как автоматизация управления закупок помогает контролировать цены и лимиты. Узнайте о настройке допустимых отклонений и блокировке заказов с ошибками поставщиков.
Автоматизация управления закупок — это передача рутинных процессов контроля специализированному программному обеспечению, которое автоматически сверяет цены поставщиков с прайс-листами, следит за лимитами бюджета и блокирует заказы с ошибками. Мы в БрайтБорд считаем, что главной задачей такой системы является защита бизнеса от «тихих» убытков, когда закупочные цены незаметно растут, а товарные запасы превышают разумные нормы без ведома владельца.
Ручное управление закупками материалов и товаров — это всегда риск пропустить изменение цены или заказать лишнее. Часто бывает так: поставщик прислал накладную, цена выросла на пару процентов, менеджер в спешке не заметил, и компания потеряла деньги. Или склад завален неликвидом, потому что никто не установил лимит на закупку новинок. Автоматизация решает именно эти проблемы.
Хотите, чтобы система сама следила за ценами и бюджетом? Используйте БрайтБорд для автоматизации.
Любое торговое предприятие живет за счет разницы между закупочной ценой и ценой продажи. Если контроль цен на товары ослабевает, маржа начинает таять. В малом и среднем ритейле это происходит незаметно: тут 50 копеек, там рубль. В итоге к концу месяца финансовый результат оказывается хуже ожидаемого.
Функции контроля цен в автоматизированной системе берут на себя самую нудную работу:
Чтобы погрузиться в тему, разберем базовые понятия, с которыми работает система управления закупками:
Когда управление закупками поставщиками переходит в цифровое поле, процесс становится прозрачным. Это не просто замена бумажек на файлы, это внедрение правил, которые нельзя нарушить случайно.
Первый шаг — это грамотное планирование управления закупками. В системе задаются правила. Например, для категории «Молоко» допустимое отклонение цены — 0%, так как цены фиксированы договором. А для категории «Овощи», где цены скачут сезонно, можно установить коридор в 5-10%.
К контролю цен относится и установка бюджетных лимитов. Вы можете задать правило: «Нельзя закупать бытовой химии больше чем на 100 000 рублей в неделю». Если менеджер попытается оформить заказ на 105 000, программа автоматизации закупок просто не даст его провести без подтверждения руководителя.
На этапе создания заказа автоматизация закупок работает как предохранитель. Менеджер набирает товары, а система в реальном времени подсказывает:
Это и есть оперативное управление закупками запасов. Ошибки отсекаются еще до того, как заказ уйдет поставщику.
Устали от ручной сверки накладных и ошибок персонала? Используйте БрайтБорд для автоматизации.
Даже самая строгая система контроля цен должна быть гибкой. Бизнес не может остановиться только из-за того, что товар подорожал на рубль. Для этого существуют сценарии обработки отклонений.
В системах автоматизации закупок (будь то специализированный SaaS или 1с комплексная автоматизация закупки) обычно настраиваются два типа реакции:
Если сработал жесткий блок, запускается процесс согласования. Это важная часть управления корпоративными закупками. Заявка на превышение улетает руководителю отдела или владельцу. Он видит причину (например, «Сезонное повышение цен поставщиком») и нажимает кнопку: «Разрешить» или «Отказать».
Такое электронное управление закупками экономит время. Не нужно бегать с бумажками или писать письма. Все происходит внутри интерфейса.
На рынке существует множество решений. Кто-то использует модуль 1с управление закупками, кто-то выбирает облачные платформы. Главное, что объединяет эти инструменты — отказ от ручного труда.
Автоматизация закупок и продаж позволяет связать две стороны бизнеса. Если закупка дорожает, система может автоматически предложить пересчитать розничную цену, чтобы сохранить маржу.
Многие начинали с таблиц. Но автоматизация учета закупок в Excel держится на честном слове сотрудников. Формулы сбиваются, файлы дублируются, а реальный контроль фирмы над ценой становится номинальным. Специализированная платформа для автоматизации закупок исключает возможность «случайно» удалить строку или изменить цену задним числом.
Логистическое управление закупками также выигрывает от внедрения ПО. Система учитывает не только цену товара, но и стоимость доставки, позволяя видеть полную себестоимость партии.
Главные цели — обеспечение наличия товара на полке (чтобы не было дефицита), минимизация затрат на закупку и хранение, а также управление качеством закупок (работа с надежными поставщиками и правильными ценами).
Это внедрение ПО, которое берет на себя формирование заказов, контроль цен, соблюдение лимитов бюджета и анализ оборачиваемости. Сюда же входит автоматизация планирования закупок на основе статистики продаж.
Основные методы: сверка с утвержденным прайс-листом, сравнение с ценой последней поставки, мониторинг рыночных цен (если есть интеграции) и установка процентных коридоров допустимых отклонений.
Типовые конфигурации, такие как автоматизация закупок 1с, позволяют настроить правила ценообразования, лимиты задолженности поставщику и контроль отклонений при поступлении товаров. Однако для сложных алгоритмов автозаказа часто требуются внешние надстройки.
Даже самая умная система автоматизации закупок требует оператора. Персонал должен понимать, как реагировать на предупреждения системы, как обосновывать превышения лимитов и как правильно заводить данные о новых товарах.
Напрямую. Логистика в управлении закупками учитывает плечо доставки, минимальные партии и кратность упаковок. Автоматизация помогает заказывать столько, чтобы машина была загружена оптимально, снижая транспортные расходы на единицу товара.
Узнайте, как автоматизация закупок в строительстве связывает смету с поставками. Читайте о контроле лимитов, заявок прорабов и логистики для соблюдения бюджета и сроков проекта.
Рассказываем, как составить техническое задание на автоматизацию закупок. Узнайте, как описать бизнес-цели, логику расчетов и требования к данным для успешного внедрения ПО.
Разберитесь, как наладить контроль заявок и лимитов через автоматизацию закупок малого объема. Статья поможет выстроить работу с поставщиками и избежать перерасхода бюджета.
