Узнайте, как автоматизация бизнес процесса закупок устраняет потери из-за ошибок в данных и ценах. Статья описывает переход к алгоритмам автозаказа для точного расчета потребности.
Автоматизация бизнес процесса закупок — это передача рутинных операций (расчет потребности, формирование заказов, сверка цен) специализированному программному обеспечению для исключения человеческих ошибок и ускорения товародвижения. Мы в БрайтБорд часто видим, что внедрение автоматики — это не просто дань моде, а единственный способ прекратить потерю денег на «замороженных» складах и упущенной выручке из-за пустых полок.
Если вы все еще ведете управление запасами закупками в блокноте или разрозненных таблицах Excel, вы гарантированно теряете прибыль. Проблема не в том, что закупщик плохо считает, а в том, что объем данных растет быстрее, чем возможности человека их обработать. Деньги теряются незаметно: тут переплатили поставщику, там заказали лишнего, здесь товар не приехал вовремя.
Перестаньте гадать на кофейной гуще и доверьте расчеты алгоритмам. Используйте БрайтБорд для автоматизации.
Чтобы понять, нужна ли вам автоматизация управления закупок, достаточно взглянуть на типичные «дыры» в бюджете. Чаще всего процесс страдает от трех главных болезней: некорректных данных, затянутых согласований и отсутствия контроля цен. Разберем их подробнее.
Самая распространенная проблема — расхождение учетных данных с реальностью. В 1С числится 10 единиц товара, на полке — ноль. Менеджер видит остаток в программе и не делает заказ. Итог: упущенная прибыль.
Автоматизация учета закупок решает эту проблему через регулярные сверки и интеграцию с кассами. Когда система видит динамику продаж, она может сигнализировать о подозрительных остатках (например, товар числится, но продажи резко встали). Без автоматики отловить такие SKU практически невозможно.
Классическая схема в малом ритейле часто выглядит так: менеджер составил заказ в Excel -> отправил руководителю на почту -> руководитель уехал на встречу -> заказ не отправлен поставщику вовремя -> товар закончился.
Технология проведения бизнес процесса закупки должна исключать лишние звенья. Если заказ сформирован по утвержденному алгоритму (например, до уровня страхового запаса), он должен уходить поставщику автоматически или подтверждаться одной кнопкой.
Менеджеры часто работают с привычными поставщиками, не мониторя изменения рынка. Автоматизация закупок товаров позволяет загружать прайс-листы разных контрагентов и подсвечивать лучшее предложение. Если мы не контролируем закупочную цену в моменте, мы теряем маржу еще до того, как товар попал на полку.
Правильно выстроенный процесс строится не на интуиции («кажется, этот сыр хорошо берут»), а на точной статистике.
Прежде чем углубляться, уточним понятия:
Когда внедряется система управления закупками, эти параметры рассчитываются динамически. Программа анализирует историю продаж (учитывая сезонность и акции) и сама предлагает: «Пора заказать 50 штук, иначе через 3 дня полка будет пустой».
Многие начинают с таблиц, и это нормально для старта. Но таблица не умеет сама обновлять остатки в реальном времени и не отправит заказ поставщику. Стандартные 1С бизнес процессы закупок закрывают базовые потребности учета, но для качественного прогнозирования спроса часто требуются специализированные надстройки или облачные сервисы.
Процессы автоматизации закупок переводят компанию на новый уровень:
Настройте автозаказ и освободите время закупщиков для переговоров и стратегии. Используйте БрайтБорд для автоматизации.
Выбор инструмента зависит от масштаба. Для кого-то достаточно настроенной 1С (комплексная автоматизация закупки), а кому-то нужна отдельная SaaS платформа для автоматизации закупок с продвинутыми математическими моделями.
Не пытайтесь охватить все сразу. Начните с категории товаров класса А (самые продаваемые).
Часто бизнес процесс закупка продажа разрывается: закупки живут отдельно от продаж. Автоматизация объединяет эти функции. Закупщик видит планы отдела продаж, а продавцы понимают, когда приедет товар.
Мы часто видим, как компании покупают дорогой софт, но продолжают работать по-старому. Причина — слабое управление закупками обучение персонала. Если сотрудники не понимают, как алгоритм считает заказ, они будут его править руками «на всякий случай», создавая перезатарку.
Цели управления закупками при автоматизации — это не только «чтобы программа считала», но и прозрачность. Любая корректировка автозаказа должна быть обоснована комментарием.
Универсального ответа нет. Для старта часто используется 1С управление закупками в базовых конфигурациях. Если номенклатура широкая (тысячи SKU), лучше подключить специализированный облачный сервис (SaaS), который интегрируется с вашей учетной системой и берет на себя сложные расчеты прогнозов.
Сама по себе программа — лишь инструмент. Дефицит исчезает, когда выстроена правильная методология: корректно заданы сроки поставки, рассчитаны страховые запасы и налажен своевременный ввод данных. 1С автоматизирует рутину, но логику должны задать вы или внешние консультанты.
Упрощенно: система анализирует продажи и остатки -> генерирует проект заказа -> менеджер проверяет (акцептует) заказ -> заказ уходит поставщику -> приемка товара (сканирование) -> обновление остатков. Человек вмешивается только на этапе контроля отклонений.
Excel статичен и зависим от человеческого фактора. Формулы «слетают», файлы теряются, история изменений не сохраняется. Специализированный софт работает с живыми данными в реальном времени, учитывает сезонность, тренды и акции, что в Excel реализовать крайне трудоемко.
Это регламент, описывающий каждый шаг: от возникновения потребности до оприходования на склад и оплаты. При автоматизации этот регламент «зашивается» в логику программы, которая не даст пропустить обязательные этапы (например, проверку цен перед заказом).
Узнайте, как автоматизация закупок в строительстве связывает смету с поставками. Читайте о контроле лимитов, заявок прорабов и логистики для соблюдения бюджета и сроков проекта.
Рассказываем, как составить техническое задание на автоматизацию закупок. Узнайте, как описать бизнес-цели, логику расчетов и требования к данным для успешного внедрения ПО.
Разберитесь, как наладить контроль заявок и лимитов через автоматизацию закупок малого объема. Статья поможет выстроить работу с поставщиками и избежать перерасхода бюджета.
