Учет маркированного товара в 1С: полное руководство от настройки до продажи

Ведение учета маркированной продукции в 1С представляет собой процедуру фиксации всех действий с товарами, которые требуют обязательной маркировки. Эти операции отражаются в корпоративной учетной системе, чтобы обеспечить автоматизированную передачу информации в госсистему «Честный ЗНАК» и тем самым предотвратить наложение штрафов, достигающих 300 000 рублей.

Коротко о главном:

• Настройка: Первоочередной и непременный этап — это интеграция системы 1С с «Честным ЗНАКОМ» и системой электронного документооборота (ЭДО).
• Приемка: Поступление продукции регистрируется с помощью электронного универсального передаточного документа (УПД), при этом производится сканирование и сверка каждого кода маркировки.
• Продажа: В случае розничной реализации код считывается на кассовом аппарате и автоматически выводится из оборота; для оптовых продаж создается УПД.
• Оборудование: Рабочий процесс требует наличия 2D-сканера, онлайн-кассы, способной работать с тегом 1162, а также усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Проблема

Ошибки в учете маркированных товаров ведут непосредственно к денежным убыткам. Согласно данным ФНС, порядка 15% организаций сталкиваются со штрафными санкциями в течение первого года использования системы маркировки по причине неточностей в учете. Реализация всего одной товарной позиции с неправильным кодом может обойтись предприятию в сумму до 10 000 ₽. В свою очередь, торговля продукцией без маркировки чревата штрафом в размере до 300 000 ₽, включая изъятие всей партии.

Подготовка 1С к работе с маркировкой: с чего начать

Начальная конфигурация системы является основой, определяющей до 90% эффективности всей последующей деятельности. Неточности, допущенные на данной стадии, становятся причиной системных ошибок в процессах поступления и реализации продукции. Эта процедура состоит из настройки программного взаимодействия и выбора подходящей аппаратуры.

Термины простым языком

«Честный ЗНАК» - представляет собой общероссийскую систему для цифровой маркировки и отслеживания продукции. В ней аккумулируется информация о перемещении каждого отдельного товара на всем пути от изготовителя до финального покупателя.

ЭДО (электронный документооборот) - это технология для обмена электронными документами, имеющими юридическую силу, например, универсальными передаточными документами (УПД). Чтобы работать с маркировкой, необходимо наладить обязательный обмен документами УПД с партнерами.

УПД (универсальный передаточный документ) - является электронным документом, совмещающим функции счета-фактуры и товарной накладной (форма ТОРГ-12). Поставщик использует именно этот документ для передачи кодов маркировки на продукцию своему покупателю.

DataMatrix код - это двухмерный матричный штрихкод, размещаемый на товарной упаковке. В него заложен уникальный идентификационный код, криптоподпись для предотвращения фальсификации, а также он дает возможность проследить полную цепочку движения товара.

Настройка интеграции с системой «Честный ЗНАК»

Процесс интеграции осуществляется прямо из программы 1С. В большинство актуальных версий ПО (таких как «Управление торговлей 11», «Розница 2.3», «Бухгалтерия 3.0») уже включен специальный модуль, предназначенный для работы с маркировкой.

1. Регистрация в системе «Честный ЗНАК»: Необходимо получить УКЭП на имя главы компании, после чего пройти процедуру регистрации на портале госсистемы.
2. Активация функции в 1С: В программе нужно зайти в «Администрирование», затем в «Интеграция с ИС МП (маркировка)». Здесь следует отметить галочками те категории товаров, с которыми ведется работа (к примеру, «Табачная продукция», «Обувь», «Молочная продукция»).
3. Конфигурация ЭДО: Следует выполнить подключение и настройку службы 1С-ЭДО. Требуется выбрать оператора электронного документооборота и инициировать обмен приглашениями с контрагентами для старта взаимодействия. Невыполнение этого шага сделает невозможным получение электронных документов УПД с кодами.
4. Настройка товарной номенклатуры: Для товаров, которые подпадают под маркировку, в их карточках нужно задать «Вид продукции ИС» и активировать опцию «Маркировка». Данная настройка нужна для того, чтобы программа распознавала, по каким позициям вести учет кодов маркировки.

Практический опыт показывает, что до трети всех сложностей при поступлении маркированной продукции связано с некорректными настройками номенклатуры в программе 1С. Важно проверить, что у каждой позиции, требующей маркировки, проставлен правильный вид продукции.

Необходимое оборудование для работы

Для правильного выполнения операций с маркировкой потребуется специальная аппаратура:

• 2D-сканер: Его использование является обязательным условием для чтения кодов DataMatrix, поскольку стандартные 1D-сканеры с такой задачей не справятся. Цена качественного 2D-сканера в среднем варьируется от 4 000 до 8 000 ₽.
• Онлайн-касса (ККТ): Необходимо, чтобы кассовое устройство было способно передавать оператору фискальных данных «тег 1162», содержащий код товара. Следует удостовериться, что программное обеспечение ККТ имеет самое свежее обновление.
• Терминал сбора данных (ТСД): Этот прибор не является строго обязательным, однако его применение настоятельно советуют для складских комплексов с интенсивным потоком товаров на приемке. Использование ТСД дает возможность считывать коды прямо в зоне приемки и отправлять информацию в 1С через Wi-Fi, что уменьшает время на обработку одного поддона с 20-30 до 5-7 минут.

Учет поступления маркированных товаров

Процедура поступления маркированной продукции — это наиболее важный шаг. На этой стадии выполняется сверка реально полученных кодов с теми, которые перечислены в электронном документе, пришедшем от поставщика. Весь этот процесс целиком построен на использовании электронного документооборота (ЭДО).

Приемка через ЭДО: пошаговый процесс

1. Получение УПД: Ваш контрагент через своего оператора ЭДО направляет в ваш адрес электронный универсальный передаточный документ. Этот документ отобразится в 1С в специальном разделе «Текущие дела ЭДО».
2. Формирование документа о поступлении: Программа 1С на основе полученного УПД в автоматическом режиме формирует документ под названием «Приобретение товаров и услуг». Информация о товарах и их количестве переносится из УПД.
3. Сверка кодов: Необходимо открыть специальную форму для проверки маркированных товаров. На данном этапе производится физическое считывание кодов DataMatrix с каждого товара. Программа 1С сопоставляет отсканированные коды с теми, что перечислены в УПД.
4. Утверждение документа: При полном совпадении всех кодов следует утвердить УПД. Для этого документ подписывается вашей усиленной квалифицированной электронной подписью. После этого оператор ЭДО регистрирует операцию и направляет в «Честный ЗНАК» информацию о том, что право собственности на коды перешло к вашей компании. Продукция зачисляется на ваш баланс в государственной системе маркировки.

Что делать при расхождениях

Возникновение расхождений является стандартной рабочей ситуацией. Различают три типа таких несоответствий:

• Недостача: Код маркировки числится в документе УПД, но товар с этим кодом физически отсутствует.
• Излишек: Продукция с кодом имеется в наличии, однако в УПД данный код не отражен.
• Пересортица: Поступил товар с кодом, который не соответствует заказанному (например, отличается размер или цвет).

По результатам сверки в программе 1С создается документ «Акт о расхождениях». Его необходимо отправить контрагенту по каналам ЭДО. В ответ поставщик обязан прислать корректировочный документ (УКД). Осуществлять приемку продукции с несоответствиями запрещено, так как это вызовет путаницу в остатках, числящихся за вами в системе «Честный ЗНАК».

Реализация и вывод из оборота

Выбытие продукции из оборота представляет собой завершающую стадию существования кода маркировки. Эта процедура выполняется при реализации товара конечному покупателю или в случае его списания по иным основаниям.

Оптовые продажи: формирование УПД

В случае реализации маркированной продукции другому предприятию или индивидуальному предпринимателю необходимо в обязательном порядке создавать исходящий универсальный передаточный документ. Эта операция в 1С выполняется на базе документа «Реализация товаров и услуг».

1. Сформируйте документ реализации.
2. Произведите подбор и сканирование кодов маркировки для всей отгружаемой продукции.
3. Создайте электронный документ УПД и заверьте его своей усиленной подписью (УКЭП).
4. Направьте УПД контрагенту посредством системы ЭДО.

Как только покупатель со своей стороны подпишет полученный УПД, система «Честный ЗНАК» зарегистрирует смену владельца кодов маркировки.

Розничные продажи: работа с онлайн-кассой

Во время розничной продажи продукции кассир считывает код DataMatrix с помощью 2D-сканера. Сведения о данном коде включаются в фискальный чек (с использованием тега 1162). Затем онлайн-касса отправляет эту информацию ОФД, который пересылает ее в систему «Честный ЗНАК». В результате код выводится из оборота в автоматическом режиме.

Существенное замечание: реализация товара, код маркировки которого не удается отсканировать, запрещена. Такую единицу продукции следует убрать с продажи, после чего выполнить процедуру перемаркировки или вернуть поставщику.

Сравнение функционала в разных конфигурациях 1С

Функционал для взаимодействия с системой маркировки может различаться в разных версиях программного обеспечения. Подбор подходящей конфигурации определяется размерами и особенностями деятельности вашей компании.

Возможность	1С:Бухгалтерия 8 (ПРОФ/КОРП)	1С:Управление торговлей 11	1С:Розница 2.3
Интеграция с «Честный ЗНАК»	✔️ Базовый уровень	✔️ Полный функционал	✔️ Полный функционал
Взаимодействие через ЭДО	✔️	✔️	✔️
Поступление и сверка кодов	✔️ (упрощенный вариант)	✔️ (расширенный, с поддержкой ТСД)	✔️ (расширенный, с поддержкой ТСД)
Оптовая реализация	✔️	✔️	❌ (только для розницы)
Розничная реализация (РМК)	❌ (нужна кастомизация)	✔️ (интегрированное рабочее место кассира)	✔️ (ключевая функция)
Работа с агрегатами и комплектами	❌	✔️	✔️
Рекомендовано для	Небольшие предприятия, сфера услуг, малая торговля	Оптовый и смешанный тип торговли, складские комплексы	Розничные торговые точки, сетевой ритейл

Вывод: чтобы полноценно вести оптовую и розничную торговлю продукцией с маркировкой, оптимальным выбором станут конфигурации «1С:Управление торговлей» или комбинация программ «1С:Бухгалтерия» и «1С:Розница».