Планирование запасов по точке заказа: как не потерять продажи

Планирование потребности в запасах по методу точки заказа и уровней - это классическая стратегия в логистике, при которой заявка поставщику формируется строго в момент, когда остаток на складе опускается до заранее рассчитанной отметки. Мы в БрайтБорд часто видим, как компании начинают свой путь именно с этого метода, так как он кажется интуитивно понятным: товар заканчивается - заказываем новый. Однако без учета нюансов спроса и плеча поставки такая простота может привести к пустым полкам или затовариванию.

Коротко о главном

• Метод работает как спусковой крючок: достигли уровня - отправили заказ.
• Главные переменные: скорость продаж и время, которое поставщик везет товар.
• Идеально подходит для товаров со стабильным спросом (товары повседневного спроса, расходники).
• Требует жесткой дисциплины: если остатки в системе не совпадают с реальностью, метод ломается.
• Без корректировок на сезонность и акции система управления запасами даст сбой.

Многие ритейлеры считают, что достаточно один раз настроить уровни, и управление товарными запасами пойдет на автопилоте. Но рынок живой: поставщик задержал машину, конкурент запустил рекламу, или просто наступила пятница. В итоге вы либо замораживаете деньги в лишнем товаре, либо теряете клиентов из-за дефицита. Это типовая проблема, когда статичная формула сталкивается с динамичной реальностью.

Термины на пальцах

Чтобы анализ и планирование запасов не превращались в магию, разберем три базовых понятия. Мы намеренно не используем англицизмы, чтобы суть была ясна каждому сотруднику.

1. Точка заказа - это красная линия на графике остатков. Как только количество товара падает до этого числа, пора отправлять заявку. Это не ноль, а количество, которого хватит ровно на то время, пока едет новая партия.
2. Страховой запас - ваша подушка безопасности. Это тот объем товара, который нужен на случай форс-мажора: машина сломалась, поставщик перепутал накладные или покупатели внезапно смели все с полок. Планирование страхового запаса критично для сохранения лояльности клиентов.
3. Срок поставки - время с момента, когда вы нажали кнопку «Заказать», до момента, когда товар физически готов к продаже.

Как работает механизм планирования запасов

Логика метода строится на восполнении. Процессы управления запасами здесь выглядят так: товар продается, уровень падает. Система (или менеджер с Excel) следит за остатком. Как только он касается точки заказа, формируется заявка. Пока товар едет, вы продаете остатки. Когда приезжает поставка, склад снова наполняется до целевого уровня.

Этот подход называют управления запасами с фиксированным размером заказа (если мы всегда возим, например, паллету) или с фиксированным уровнем (дозаказываем до максимума). Главная цель здесь - обеспечить непрерывность продаж без ручного вмешательства в каждую отгрузку.

Когда метод работает идеально

Эта стратегия отлично показывает себя в организации управления запасами для группы товаров категории A и B, если у них предсказуемое потребление.

• Стабильный спрос. Хлеб, молоко, офисная бумага, строительные крепежи - то, что берут каждый день примерно в одних и тех же объемах.
• Надежные поставщики. Если партнер обещает привезти за 2 дня и привозит за 2 дня, точка заказа товара отрабатывает как часы.
• Низкая сезонность. Товар не зависит от погоды или праздников.

В таких условиях оптимизация управления запасами сводится к простой формуле, и автоматизация работает безупречно.

Когда система ломает продажи: ограничения и симптомы

Мы часто сталкиваемся с ситуацией, когда анализ планирования товарных запасов показывает убытки, хотя формулы верные. Почему так происходит? Потому что метод точки заказа плохо реагирует на резкие изменения.

Вот типовые симптомы поломки, которые мы наблюдаем:

1. Дефицит в акции. Вы запускаете промо, продажи взлетают в 3 раза. Точка заказа была рассчитана на обычные продажи. В итоге вы достигаете точки заказа за полдня, но пока едет поставка, полки стоят пустые неделю. Качество управления запасами падает.
2. Затоваривание после сезона. Сезон закончился, продажи упали, а точка заказа осталась старой. Система продолжает генерировать заявки, заполняя склад неликвидом.
3. Эффект хлыста. Небольшая задержка поставки заставляет менеджера паниковать и заказывать больше "на всякий случай". Это рушит финансовое управление запасами, замораживая оборотные средства.

Развилка: график заказов против точки заказа

Важный момент, который часто упускают в методах планирования товарных запасов. Есть два сценария пополнения:

1. Свободный график. Мы можем заказать товар в любой день, как только сработает сигнал. Здесь точка заказа минимальна (равна спросу за срок поставки плюс страховой запас).
2. Фиксированный график. Поставщик приезжает только по пятницам. Если точка заказа сработала в субботу, нам придется ждать следующей пятницы, чтобы отправить заказ, и еще время на доставку. В этом случае планирование уровня запасов должно учитывать этот "интервал ожидания". Если этого не сделать, кассовый разрыв в товаре гарантирован.

Почему Excel и учетные системы не всегда справляются

Часто 1С ERP планирование запасов или таблицы в Excel настраиваются один раз. Но стратегии управления запасами требуют динамики. Если срок поставки изменился с 3 до 5 дней, точку заказа нужно пересчитать немедленно. Статичные таблицы этого не делают, а человек просто физически не успевает отследить изменения по тысячам SKU.

Система управления запасами должна быть гибкой: пересчитывать средние продажи ежедневно, отсекать пиковые всплески (чтобы не завышать прогноз) и автоматически менять буфер запаса. Только так логистическое управление запасами становится конкурентным преимуществом, а не головной болью.

Складское планирование запасов - это баланс. Слишком низкая точка заказа - потеря прибыли. Слишком высокая - замороженные деньги. Метод уровней хорош, но только при условии, что вы регулярно пересматриваете вводные данные.