Разбираем планирование бюджета закупок: как увязать финансовые лимиты с планом поставок. Узнайте, как контролировать расходы на этапе заявки и избежать кассовых разрывов.
Планирование бюджета закупок - это финансовый инструмент, который помогает ритейлеру заранее определить, сколько денег компания может потратить на пополнение запасов в определенный период, чтобы не остаться с пустыми полками и не заморозить оборотные средства. Мы в БрайтБорд считаем, что это не просто таблица с цифрами, а «подушка безопасности», которая связывает ваши амбиции по продажам с реальными возможностями кошелька компании.
Коротко о главном:
Главная проблема малого и среднего ритейла - разрыв между «хочу закупить» и «могу оплатить». Часто бывает так: закупщик отправляет заказы поставщикам, ориентируясь на пустые полки, а финансовый директор блокирует оплату, потому что лимиты исчерпаны. В итоге товар не едет, продажи встают, а команда тратит время на споры. Чтобы этого избежать, нужно четко увязать деньги и потребности.
Хотите, чтобы закупки не превышали бюджет, а товар всегда был в наличии? Используйте БрайтБорд для автоматизации.
Прежде чем углубляться в формирование бюджета закупки, давайте разведем понятия. Путаница здесь стоит дорого.
Планирование закупок на год - это фундамент. Даже если сейчас рынок нестабилен, вам нужен ориентир. Уже сейчас многие компании начинают предварительное планирование закупок на 2026 год. Зачем так рано? Чтобы заключить долгосрочные контракты с поставщиками и зафиксировать цены.
Годовой бюджет закупок предприятия строится сверху вниз:
Это грубая «рамка». Внутри нее вы будете двигаться по месяцам. Планирование закупок организации на год не означает, что вы расписываете каждую поставку до копейки. Вы резервируете средства под сезонные пики и развитие.
Когда годовые цифры утверждены, начинается операционное финансовое планирование закупок. Бюджет детализируется по категориям, брендам или товарным группам.
Статьи бюджета закупок обычно делят на:
Подготовка бюджета закупок требует анализа прошлых периодов. Анализ планирования закупок за прошлый год покажет, где вы заморозили деньги, а где упустили прибыль из-за дефицита.
Здесь планирование потребности закупок становится конкретным. Категорийный менеджер смотрит на лимит месяца и наполняет его конкретными SKU.
Если бюджет запасов и закупок на месяц - 10 млн рублей, а заявок набралось на 12 млн, у вас есть два пути:
Устали сводить планы и факты в Excel вручную? Доверьте рутину алгоритмам. Используйте БрайтБорд для автоматизации.
Самый сложный этап - исполнение. Как сделать так, чтобы контроль бюджета закупок работал в реальном времени, а не посмертно?
Планирование процесса закупок должно выглядеть так:
Такой контроль планирования закупок исключает кассовые разрывы. Вы точно знаете, что бюджет платежей по закупкам сойдется с фактическими счетами.
Идеальное планирование управления закупками существует только в теории. На практике поставщики меняют цены, логистика дорожает, а спрос скачет.
Аудит планирования закупок включает проверку:
Бюджет закупок показатели эффективности которого падают (растет неликвид, падают продажи), нужно пересматривать. Это не статичный документ. Гибкость - залог выживания.
Системы планирования закупок позволяют делать сценарный анализ: «Что будет, если мы увеличим бюджет закупки товара на 10%? Вырастут ли продажи пропорционально?».
Главные цели: обеспечение бесперебойного наличия товара, предотвращение затоваривания, оптимизация использования оборотных средств и снижение логистических издержек. Планирование закупок гарантирует финансовую стабильность торговой сети.
Начните с анализа продаж прошлых периодов (XYZ-анализ). Определите желаемый уровень остатков. Вычтите текущие остатки из потребности. Умножьте количество на закупочную цену. Это базовый расчет бюджета закупок, который можно уточнять коэффициентами сезонности.
Обычно это совместная работа. Коммерческий отдел (закупщики) формирует потребность в товаре, финансовый отдел устанавливает лимиты денег, а логисты уточняют сроки. Планирование закупок проходит на стыке этих департаментов.
План закупок на 2026 - это стратегия, а не догма. Он нужен для переговоров с поставщиками (объемные скидки), планирования складских мощностей и кредитной нагрузки. Без долгосрочного вектора компания живет одним днем.
Бюджет закупок материала характерен для производства или ритейла с собственной кулинарией/фасовкой. Там планирование зависит от производственной программы и рецептур, а не только от прямой перепродажи готовых изделий.
Эффективный контроль происходит до отправки заказа поставщику (превентивный контроль). Если вы сверяете план с фактом только в конце месяца, когда счета уже оплачены, вы лишь фиксируете убытки, а не управляете ими.
Универсальной формы нет, но она обязательно должна содержать: артикул (SKU), наименование, текущий остаток, прогноз продаж, количество к заказу, цену закупки и итоговую сумму. В Excel это часто громоздкие таблицы, поэтому лучше использовать специализированный софт.
Читайте, как работает прогнозирование спроса на услуги и планирование ресурсов. Узнайте, как рассчитать пропускную способность и составить график работы персонала без простоев.
Рассказываем, как наладить планирование и обеспечение закупок на основе прогноза и бюджета. Узнайте, как рассчитать страховой запас, чтобы избежать дефицита и затоваривания склада.
Объясняем, как составить понятный регламент планирования закупок для защиты от дефицита. В статье — структура документа, методы расчета партии и правила согласования заявок.
